個人情報保護方針

個人情報に関する公表事項について

【個人情報の利用目的の公表】

株式会社エース事務機（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第１項及びJISQ15001:2017附属書A.3.4.2.4に基づき公表いたします。

当社は取得する個人情報を以下に示す目的で利用いたします。

1. お客様の個人情報
   • ・お客様の個人情報は、弊社各業務における取引依頼事項の確認、調整、先様との商品の発送、依頼された工事、進捗完了報告、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内のためなどに利用します。
   • ・当社が受託する製品販売に関するサイトにおける商品の発送、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内ために利用します。
   • 2. お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
   • ・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
   • ・ご要望いただいた資料の送付などに利用します
   • 3. 採用応募者の個人情報
   • ・採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します
   • 4. 当社の従業者情報
   • ・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
   • 5. ご提供いただいた個人番号情報
   • ・法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。
   
   
   

   【保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について】

   株式会社エース事務機（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

   
   
   • 1. 当社の名称及び住所、代表者の氏名
     • 名称：株式会社エース事務機
     • 住所：〒105-0004 東京都港区新橋 2-12-7 労金新橋ビル 4階
     • 代表者：代表取締役 長山 和義
     
     
     • 2. 個人情報保護管理者
     • 役職名：総務部マネージャー
     • 連絡先：メールアドレス privacy@acejimki.co.jp
       
       
     • 3. 保有個人データの利用目的
     • (1)当社が直接取得したお客様の個人情報
     • ・お客様の個人情報は、弊社各業務における取引依頼事項の確認、調整、先様との商品の発送、依頼された工事、進捗完了報告、関連するアフターサービス、新商品や新たなサービスのご案内のためなどに利用します。
     • (2)お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
     • ・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
     • ・ご要望いただいた資料の送付などに利用します
     • (3)当社が直接取得した採用応募者の個人情報
     • ・採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
     • (4)当社の従業者情報
     • ・人事労務管理、業務管理、福利厚生、健康管理、セキュリティ管理などに利用します。
     • (5)当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報
     • ・法律で特定された「社会保険手続き」、「税務処理」などに利用します。
     
     
     • 4. 保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先
     • 保有個人データに関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
     
     
     • 〒105-0004 東京都港区新橋 2-12-7 労金新橋ビル 4 階
     • 株式会社エース事務機　個人情報に関するお問い合わせ窓口
     • メールアドレス：privacy@acejimki.co.jp
     
     
     • 5. 当社の加入する認定個人情報保護団体について
     • 当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
     
     
     • 【認定個人情報保護団体の名称】
     • 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
     
     
     • 【苦情の解決の申出先】
     • 認定個人情報保護団体事務局
     • 〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
     • 電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779
     • （当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）
     
     
     • 6. 開示等の手続きについて
     • 開示等のご請求がございます場合には、上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご連絡をお願いします。請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。
     
     
     • 7. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
     • 当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。
     
     
     • (1)組織的安全管理措置
     • ・個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
     • ・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
     • ・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
     • ・各個人情報を取扱う従業者を制限しています。
     • (2)人的安全管理措置
     • ・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
     • ・従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。
     • (3)物理的安全管理措置、技術的安全措置
     • ・取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
     • ・個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
     • ・個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
     • ・サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。 また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
     • 　　 ‐ 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
     • 　　‐ 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。
     
     
     

     【開示等に関する手続き】

     • 保有個人データについては、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（開示等）のご請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求について、以下の事項を周知致します。
     • 当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
     
     
     • 1. 開示等の求めの受付
     • (1)下記の宛先までご連絡ください。
     • 当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送又はご持参ください。
     
     
     • 〒105-0004 東京都港区新橋 2-12-7 労金新橋ビル 4 階
     • 株式会社エース事務機　個人情報に関するお問い合わせ窓口
     • メールアドレス：privacy@acejimki.co.jp
     
     
     • (2)開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
     • 　ｱ) 開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます
     • 　ｲ) 開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
     • 　ｳ) 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の写真付きの公的機関発行の証明書の写しが必要です。
     • 　　a) 運転免許証
     • 　　b) マイナンバーカード(表面)
     • 　　c) その他本人確認ができる写真入りの公的証明書
     • 　ｴ) 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです
     • 　　a) 任意代理人の場合：「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨を記載した委任状
     • 　　b) 未成年後見人の場合：戸籍謄本または登記事項証明書（何れも発行日から６ケ月以内）
     • 　　c) 成人後見人の場合：登記事項証明書（発行日から６ケ月以内）
     • 　　d) 親権者の場合：戸籍謄本又は住民票（何れも発行日から６ケ月以内）
     
     
     • 2. 「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
     • 利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、手数料（郵送で回答させていただく場合の郵送料を含む）を申し受けます。手数料は、「個人情報開示等請求書」に同封する振込用紙をご使用ください。
     • ・手数料金額：1,000円
     
     
     • 3. 検討結果連絡
     • 当社内で検討した結果は、以下の方法により遅滞なくご連絡します。
     • ・書面の郵送又は手渡し
     
     
     • 書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
     • ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
     • ・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール
     
     
     

     【個人情報の共同利用について】

     • 株式会社エース事務機（以下、「当社」という。）は、アスクルの販売代理店（アスクルエージェント）として、お客様の個人情報を利用目的の範囲内で共同利用いたします。
     
     
     • 1. 共同利用する個人情報の項目
     • オフィス事務用品事業における法人名、個人の氏名、住所、性別、電話番号、下記利用目的達成のために必要な個人に関する情報
     
     
     • 2. 共同利用する個人情報の取得方法
     • 共同利用する個人情報のアスクル株式会社から取得います。
     
     
     • 3. 共同利用者の範囲
     • アスクル株式会社(https://www.askul.co.jp/)
     
     
     • 4. 共同利用の利用目的
     • ・お客様への商品、ポイントサービス等の賞品等のお届け、有償サービスの提供、無償サービスのご利用等、アスクル サービスご提供のため
     • ・アスクルサービスご利用代金のご請求のため
     • ・ご注文いただいた商品の配送や関連するアフターサービス、商品のリコール（自主回収）等に関するご確認やご連絡のため
     • ・郵送、ファクシミリまたは E-mail によるアスクルサービスおよびアスクルグループ企業がご提供するサービス等（以下、「関連サービス」といいます）に関するお知らせのため
     • ・郵送、ファクシミリまたは E-mail によるアスクルサービスおよび関連サービスのキャンペーン等のご案内や、提携先の特別なサービス・新商品・新サービス等をご紹介する広告宣伝のため。ただし、これらはお客様の同意に基づいてご案内・ご紹介するものですので、お客様からのご要望でいつでも中止することができます。
     • ・アスクルサービスのマーケティング、カスタマイズ、販売促進、アンケート調査、サンプル品、景品のお届けおよびサービスの改善のため
     • ・アスクルサービスご提供に関するお客様からのご要望、お問い合わせ・苦情等に対するご回答等を行うため。なお、ご回答は原則としてお客様ご本人にのみ行いますが、法人等のお客様の場合、同一法人内の社員様等にご回答することがございます。
     
     
     • 5. 共同利用する個人データ管理責任者
     • ・アスクル株式会社 個人情報保護管理者　CSO上野 啓之
     • ・メールアドレス：アスクルお客様サービスデスク
     • フリーダイヤル 0120－345－861
     • 受付時間：月曜～土曜日
     • 午前9時～午後7時（祝日を除く）
     
     
     • 050で始まるIP電話をお使いの方
     • ／TEL：03-6731-7864（通話料はお客様負担となります）